Gérer la facturation dans le cadre d’une offre d’abonnement

Le processus de paiement n’est pas épargné par les évolutions des business model et le passage vers une économie de l’abonnement. Pour gérer les paiements récurrents liés aux abonnements, plusieurs solutions d’automatisation existent.

Les prérequis pour automatiser les paiements récurrents

Pour pouvoir accepter des paiements récurrents, c’est-à-dire mettre en place des prélèvements automatiques ou émettre des factures régulières, plusieurs dispositions sont à mettre en place :

  • Une passerelle de paiement permettant le stockage sécurisé des informations bancaires des clients
  • Un système automatisé de facturation
  • Un portail en ligne sécurisé pour que les abonnés puissent mettre à jour leurs coordonnées bancaires et personnelles, télécharger les factures et régler les éventuelles factures impayées
  • Une connexion complète à l’établissement de paiement choisi

Mettre en place un prélèvement SEPA

La mise en place de paiements récurrents exige également l’adaptation du schéma habituel de paiement, qui doit être complètement fluidifié pour devenir invisible et transparent aux yeux du client. Il revient à la charge de l’entreprise de proposer une solution de prélèvement qui nécessitera d’obtenir l’autorisation préalable du débiteur, ainsi que ses coordonnées bancaires. Un processus fluide de récupération de ces données est donc indispensable. Depuis 2014, les autorisations de prélèvement ont été remplacées par le mandat de prélèvement SEPA. Ce mandat doit contenir les informations suivantes :

  • la RUM (Référence Unique de Mandat) et
  • l’ICS (Identifiant du Créancier SEPA)

Après avoir reçu l’accord du débiteur pour un prélèvement automatique, l’entreprise créancière peut prélever les sommes dues, en respectant les conditions indiquées dans le contrat.

Gérer les impayés

Selon la COFACE, les impayés représentent chaque année en France plus de 56 millions d’euros de perte pour les entreprises¬. Cela entraîne la défaillance d’une entreprise sur quatre. Selon la Fédération Nationale de l'information d'entreprise, de la gestion de créances et de l'enquête civile, sur les 63 000 dépôts de bilan observés en 2013 en France, plus de 15 000 sont imputables à un défaut de paiement de la part d’un ou plusieurs fournisseurs.
Un processus de vérification de la solvabilité du client et de gestion des incidents de paiement est absolument nécessaire, pour éviter les impayés.

Maîtriser et clarifier les étapes du recouvrement pour l’abonné

En préalable, il est important de distinguer la gestion du recouvrement liée à un service (par exemple Spotify) et celle liée à un matériel (par exemple un smartphone, un vélo ou une TV et des services associés). Effectivement, le risque financier est différent si le client n’a pas réglé 10€ pour un service digital (perte potentielle de 10€) ou 10€ pour l’abonnement à une alarme par exemple (perte potentielle du matériel installé chez le client : 300€). La prise en charge du recouvrement est à adapter en conséquence et il est possible de recourir à des solutions externes de spécialistes.
Pour éviter les accumulations d’impayés, il est recommandé de mettre en place une politique claire de recouvrement et de l’indiquer dans le contrat signé par le client. Celle-ci se divise en deux étapes : le recouvrement à l’amiable et le recours à la justice.

Le recouvrement automatique, à l’amiable

Au sein de l’entreprise, ces actions peuvent être formalisées dans une procédure de recouvrement dont le contenu sera partagé par les différentes équipes. Le règlement à l’amiable se déroule généralement en plusieurs étapes :
Une étape préventive durant laquelle il s’agit de contacter le client quelques temps avant l’échéance pour lui rappeler la date de paiement.
Une deuxième étape si la facture n’est pas réglée à la date due : il convient de relancer le prélèvement, après avoir prévenu le client dans les jours qui suivent la date d’impayé.
Une troisième étape en cas d’absence de retour dans les 3 à 4 semaines, l’entreprise peut procéder à une mise en demeure de préférence en recommandée. Son caractère officiel permet de résoudre la majorité des conflits. Si ce n’est pas le cas, le recours à la justice s’impose.

Le recouvrement juridique

La procédure judiciaire débute par une demande d’injonction de payer que les entreprises débitrices doivent transmettre au greffe. Il revient au juge d’accepter leur demande. En cas de retour positif, ce dernier émet une ordonnance d’injonction de payer auprès du créancier. Cette ordonnance peut déboucher sur une saisie en cas de refus du créancier de s’acquitter de sa dette.
Pour une telle procédure, le recours à un professionnel est vivement recommandé afin de respecter scrupuleusement la procédure.

Vous souhaitez mettre en place une offre d’abonnement mais vous ne savez pas par où commencer ? Vous aimeriez préparer un plan d’action pour avoir une vue opérationnelle facile à suivre ?

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *