Comme nous avons pu le voir, le développement du télétravail et du nomadisme numérique s’accélèrent. Selon une étude Randstad, près de deux salariés français sur trois sont favorables à cette forme de travail : gain de temps, productivité et motivation en hausse, autonomie et responsabilisation. Le télétravail permet souvent un meilleur équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle. Les employeurs sont de moins en moins frileux et prêts à avancer en ce sens. Mais au-delà des bonnes volontés, l’aspect technique est d’une importance cruciale pour la réussite du projet.
Pour s’engager sur cette voie, l’entreprise doit notamment fournir au salarié le matériel informatique et les logiciels nécessaires à l’exercice de ses fonctions. Cette mise à disposition est facilitée aujourd’hui par l’évolution technologique : des ordinateurs portables performants, des logiciels dans le cloud en mode SAAS pour encourager la collaboration, des outils de visioconférence légers et fonctionnels pour favoriser les échanges.
Répondre aux besoins informatiques du salarié (matériels et logiciels)
Selon un proverbe (discutable), « les bons outils font les bons ouvriers ». C’est une certitude pour ce qui concerne le télétravail. Car ne pas disposer des bons outils informatiques est souvent synonyme d’inactivité totale ou pour le moins, d’inefficacité criante. Une enquête récente de Gartner met en lumière un chiffre sans précédent pendant la crise du COVID-19. L’enquête réalisée auprès de DRH révèle que 81 % de leurs employés travaillent actuellement à distance. 41 % sont susceptibles de poursuivre partiellement sur cette voie après la crise. L’étude souligne l’importance de permettre à ces actifs de maintenir des liens sociaux et émotionnels, ainsi que d'aider les équipes à travailler ensemble de manière transparente et efficace.
Pour permettre au télétravailleur la meilleure productivité et au-delà d’un bureau et d’un équipement mobilier adaptés, une série de matériel et logiciels est nécessaire : accès VPN, messagerie professionnelle, logiciels métier, plateforme de travail collaboratif, outil de video-conférence.
Les solutions de VPN sont nombreuses sur le marché avec des services et tarifs très différents de l’une à l’autre. Maîtriser l’ensemble des collaborateurs nomades et leurs fonctionnements est un préalable pour faire le bon choix. Première étape pour garantir une connexion sûre, le choix du VPN doit se faire prioritairement sur les critères de confidentialité et de sécurité. Ne faites pas l’impasse sur certaines options de sécurité (ex : bloqueur de virus) et assurez-vous de la fiabilité du fournisseur de solution. La rapidité est également un facteur important pour les utilisateurs nomades : choisir un fournisseur de service qui dispose de nombreux serveurs locaux et vérifier la vitesse garantie. La plupart propose des modèles freemium qui vous permettent donc de tester sans engagement. Enfin, tenez compte des besoins de vos utilisateurs en matière de transfert de données et fichiers.
Etant toujours le principal outil d’échange en entreprise, la solution de webmail est également un sujet prioritaire pour la mise en place du télétravail dans les meilleures conditions. La demande de disponibilité des utilisateurs ne doit pas faire oublier les notions de sécurité, l’email étant toujours la première porte d’entrée pour les attaques informatiques. Les critères de choix doivent donc tourner autour des systèmes anti-spams et anti-virus intégrés, ainsi que le support technique et l’assistance proposés en cas de panne ou de piratage.
Moins formelle que l’e-mail, la messagerie instantanée est un moyen de contact rapide et immédiat, mais également différé si la personne n’est pas disponible. Les utilisateurs nomades sont demandeurs de ce type de solutions pour à la fois conserver un lien d’appartenance fort et simple, mais également pour faciliter les échanges en privé ou en groupe et pour collaborer à un projet de manière simple et rapide. Slack, Teams, WhatsApp Business… les solutions sont une fois de plus nombreuses, et le choix difficile. Voici une liste de points-clés à considérer pour avancer : possibilité d’intégrer des applications tierces pour éviter la dispersion sur d’autres environnements, fonctionnalités (prévoir la vidéo, devenue incontournable), possibilité d’archivage, facilité de prise en main et ergonomie de l’interface, déclinaison sur une application mobile et systèmes d'exploitation acceptés.
Devenu incontournable et notamment ces derniers temps, l’outil de webconférence ou visioconférence permet de créer des réunions virtuelles où les collaborateurs peuvent se retrouver visuellement, communiquer mais aussi partager des données en temps réel, comme s’ils étaient assis autour de la même table. Skype, Hangout Meet, Zoom, Lifesize, Gotometing… l’offre est importante. Pour bien choisir la solution, il vous faudra clairement identifier les espaces où se tiendront les conférences en ligne, le nombre de participants, la fréquence des réunions et les options dont vous avez besoin, ainsi que le niveau de sécurité souhaité.
Les plateformes de travail collaboratif : l’offre dans le domaine est là aussi pléthorique et difficile à appréhender. La première des étapes consiste à vous poser les bonnes questions. Rechercher plus de productivité, faciliter la communication, améliorer la gestion de la base de contenu et de connaissance ? Il vous faudra dans un premier temps être au clair sur vos objectifs, pour préciser vos attentes et celles des utilisateurs nomades. Vous pourrez alors choisir la plateforme qui vous correspond selon les fonctionnalités proposées : espaces de travail communs par projet ou activité, messagerie instantanée intégrée, partage de documents, gestion de projets et attribution/suivi de tâches, agendas partagés, appels vidéo et partage d’écran, possibilité de gestion personnalisée des accès, intégration possible avec d’autres outils déjà en place. Et une fois encore, gardez à l’esprit que le critère de la sécurité devra rester la priorité absolue.
Accompagner les collaborateurs en télétravail ou nomades
En premier lieu, veillez à rédiger et faire signer une charte informatique au télétravailleur. Vous y préciserez notamment les fichiers de l’entreprise qui ne doivent pas être enregistrés sur les équipements d’accès, pour limiter le risque en cas de vol ou panne. Apporter de la formation à certains collaborateurs sur le sujet est souvent indispensable pour sensibiliser ces derniers aux notions de sécurité et garantir une mise à jour régulière des composants et logiciels stratégiques. Vous pouvez également prévoir un système de prise en main à distance pour dépanner un télétravailleur en intervenant directement sur son ordinateur.
Le projet réclame de la méthode pour garantir sa réussite. Vous souhaitez mettre en place une organisation en télétravail ? Vous aimeriez préparer un plan d’action pour avoir une vue opérationnelle facile à suivre ?